|
Разъяснения работодателям! Информация архивного отдела Приморского края
УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ !
14 февраля 2017 года заключено региональное трехстороннее Соглашение между профсоюзами, работодателями и Администрацией Приморского края о регулировании социально-трудовых отношений на 2017-2019 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по повышению уровня жизни населения и обеспечению социальной поддержки людей, имеющих доходы ниже прожиточного минимума.
Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).
Состав документов, подлежащих хранению в течение 75 (50) лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).
В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 определен комплекс документов, которым установлен 75-летний срок хранения.
Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.393-396, 412, 456, 583, 586, 623, 637, 668, 676, 685 «з», 696, 726, 842) может быть установлен 75-летний срок хранения для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75-летний срок хранения.
Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).
ВЫПИСКА
из Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558
Номер статьи
|
Вид документа
|
Срок хранения документа
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
|
19
|
Приказы, распоряжения;
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)
|
75 л. (2) ЭПК
|
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
|
1.2. Организационные основы управления
|
74
|
Штатные расстановки (штатно- списочный состав работников)
|
75 л.
|
|
77
|
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях
|
Пост. (1) 3 г. (2)
|
(1) Индивидуальные работников - 75 л.
(2) После замены новыми
|
80
|
Должностные регламенты (типовые государственных и муниципальных служащих: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях
|
Пост. (1) 3 г. (2)
|
(1) Индивидуальные работников - 75 л.
2) После замены новыми
|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
258
|
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: б) распорядительных документов по личному составу (2)
|
75 л. (1)
|
(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5л.
|
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
|
393
|
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу
|
5 л. (1)
|
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
|
394
|
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)
|
5 л. (1)
|
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
|
395
|
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
|
5 л. (1)
|
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
|
396
|
Сведения о доходах физических лиц
|
5 л. (1)
|
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 л.
|
397
|
Реестры сведений о доходах физических лиц
|
75 л.
|
|
412
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1);
|
5 л.
|
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
|
413
|
Лицевые карточки, счета работников
|
75 л. ЭПК
|
|
419
|
Ведомости на выдачу дивидендов
|
75 л.
|
|
456
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
б) по трудовым договорам, договорам подряда
|
5 л. (2)
|
(2) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
|
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
|
574
|
Журналы учета работников, совмещающих профессии
|
До минования надобности (1)
|
1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда - 75 л.
|
583
|
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
|
5 л. (1) ЭПК
|
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л.
|
586
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
|
5 л. (1)
|
1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л.
|
593
|
Тарификационные ведомости (списки)
|
75 л.
|
|
599
|
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
|
75 л.
|
|
7.3. Охрана труда
|
602
|
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
|
45 л. (1) ЭПК
|
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
|
613
|
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
|
75 л.
|
|
615
|
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
|
75 л.
|
|
617
|
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
|
75 л. ЭПК
|
|
622
|
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
|
75 л. ЭПК
|
|
623
|
Договоры страхования работников от несчастных случаев
|
5 л. (1)
|
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
|
632
|
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
а) по месту происшествия
б) в других организациях
|
75 л. (1) ЭПК
5 л.
|
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **
|
633
|
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
|
75 л. ЭПК
|
|
636
|
Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
|
75 л. ЭПК
|
|
637
|
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием
|
3 г. (1)
|
(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л.
|
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
|
654
|
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л.
|
|
656
|
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания
б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих
|
Пост.
75 л. ЭПК
|
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
|
657
|
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л. ЭПК
|
|
658
|
Личные карточки работников, в т.ч., временных работников
|
75 л. ЭПК
|
|
659
|
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом
|
75 л.
|
|
660
|
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л. ЭПК
|
|
662
|
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
|
75 л. ЭПК
|
|
664
|
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
|
До востребования (1)
|
(1) Невостребованные -75 л.
|
666
|
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных
|
75 л. ЭПК
|
|
667
|
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу
|
75 л.
|
|
668
|
Командировочные удостоверения
|
5 л.(1)
|
(1) После возвращения из командировки.
Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 л.
|
671
|
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел
|
75 л. ЭПК
|
|
676
|
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок
|
5 л. (1)
|
(1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК
|
685
|
Списки:
г) работников
з) получающих персональные ставки, оклады
|
75 л.
10 л. (1)
|
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
|
695
|
Книги, журналы, карточки учета:
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации
|
75 л.
75 л.
75 л.
75 л.
|
|
8.2. Установление квалификации работников
|
696
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним
|
15 л. (1) ЭПК
|
(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда - 75 л. ЭПК
|
697
|
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л.
|
|
698
|
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л. ЭПК
|
|
704
|
Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала
|
75 л. ЭПК
|
|
8.3. Повышение квалификации работников
|
726
|
Ведомости учета часов работы преподавателей
|
5 л. (1)
|
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
|
8.4. Награждение
|
735
|
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
а) в награждающих организациях
б) в представляющих организациях
|
Пост.
75 л. ЭПК
|
|
737
|
Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными
|
До востребования (1)
|
(1) Невостребованные - 75 л.
|
739
|
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций
|
75 л. ЭПК
|
|
740
|
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
а) в награждающих организациях
б) в других организациях
|
Пост.
75 л. ЭПК
|
|
746
|
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел
|
75 л.
|
|
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
|
842
|
Путевые листы
|
5 л. (1)
|
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда - 75 л.
|
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
|
900
|
Личные дела:
д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем
|
75 л. ЭПК
|
|
901
|
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
|
75 л.
|
|
905
|
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица
|
75 л. ЭПК
|
|
908
|
Журналы, книги учета:
б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
|
75 л.
|
|
12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
12.1. Организация деятельности
|
984
|
Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения)
|
75 л.
|
|
Разъяснения работодателям. Информация архивного отдела Приморского края
07 Август 2017, 6629 просмотров.
Новости Управления
|